PowerPoint pitää edelleen pintansa vuodesta toiseen. Monelle se on jokapäiväinen työkalu ja lähes yhtä moni sitä inhoaa. Etenkään luovien alojen ihmiset eivät haluaisi koskea ohjelmaan pitkällä tikullakaan, vaikka yritykset toimeksiantona usein haluaisivatkin viilatumman esityksen tärkeisiin tilaisuuksiin. Näistä lähtökohdista esitys ei aina ole paras mahdollinen. Itse puolestani rakastan PowerPointtia ja sen lukemattomia mahdollisuuksia, niinpä päätin jakaa pari simppeliä vinkkiä parempiin esityksiin.
1. Less is more, eli karsi, karsi ja karsi. Useimmiten PowerPoint on vain osa esitystä, jolloin esityksen pääpaino on puheessa. Tällöin kaikkia samoja asioita ei tarvitse toistaa slideilla. On tietysti eri asia, jos esimerkiksi slidet jäävät luennon jälkeen opiskelukäyttöön, mutta tällöinkin sisällöstä on hyvä karsia kaikki vähänkään epäolennainen. Eli tuo slideilla esiin vain avainsanoja tai sloganeita, siis keskeisiä asioita joiden toivot jäävän isosta tietomäärästä kuulijoiden muistiin. Mikäli esitys sisältää tärkeitä lukuja, kannattaa myös ne esittää slideilla, sillä niitä on hankalampi rekisteröidä puheesta. Less is more -sääntö kannattaa pitää mielessä jokaisella osa-alueella ja esimerkiksi unohtaa kaikenmaailman varjoilla ja liukuväreillä leikittely. Ne tuovat helposti menneiden vuosikymmenien fiilistä, kun taas nykypäivänä muodissa on ns. flat design.
2. Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Panosta hyviin kuviin, jotka tukevat sanomaasi. Unohda valmiit Clip art -kuvat, sillä ne on nähty jo moneen kertaan, eivätkä taatusti tuo uskottavuutta esitykseen. Unohda myös suttuiset ja matalaresoluutioiset kuvat. Netin kuvapankit ovat pullollaan hyviä kuvia, mutta vielä parempi jos kuvat ovat ammattilaisen yritykselle ottamia.
3. Visualisoi infograafeilla. Luvut ja puuduttavatkin faktat muuttuvat eläviksi ja muistettaviksi, kun ne visualisoidaan ymmärrettävään muotoon. Voit käyttää perinteisiä kuvioita, diagrammeja ja sanapilviä tai keksiä aivan oman tavan visualisoida informaatiota.
4. Luo agenda ja navigoi loogisesti. Varmasti esitystä suunniteltaessa mietit, missä järjestyksessä aiot asiat käydä ja suunnittelet myös PowerPointin tämän järjestyksen mukaan. Tämä agenda kannattaa esitellä alussa myös kuulijalle, sillä silloin esitystä on helpompi seurata. Esityksen alkuun kannattaa siis tehdä slide, jossa esitellään tulevat teemat. Tämän voi viedä pykälän pidemmälle, ja pitää agenda ja esityksen edistyminen koko ajan näkyvillä esityksessä, jolloin kuulija pysyy koko ajan kartalla missä vaiheessa esitystä mennään. Agendan otsikoista voit myös luoda linkit kunkin aiheen slideille, jolloin tämä agenda tai sisällysluettelo toimii navigaationa esityksen sisällä. Näin on helppo palata tiettyyn osa-alueeseen tai vaikkapa ohittaa sillä kertaa jonkin epärelevantimpi kokonaisuus.
5. Riko totuttua ja hyödynnä ominaisuuksia. Kun slidella on vähemmän tavaraa, se luo vapautta asetella sisällöt uudella tavalla. Suuri tekstimäärä helposti pakottaa asettamaan otsikon vasempaan yläreunaan, jota seuraa vasemmalle tasattu tekstikappale. Entä jos slidellä onkin vain raflaava otsikko? Saisiko se enemmän voimaa keskellä ruutua? Sopivissa määrin on lupa kokeilla ja löytää uusia tapoja. Animaatioilla on helppo viedä uskottavuus esityksestä ja revitellä liikaa, mutta niiden avulla voi myös jäsentää informaatiota. Esitystä on usein helpompi seurata, kun kaikki informaatio ei ole näkyvillä kerralla. Animaatioilla pystyy myös usein tekemään sen kuuluisan pisteen i:n päälle. Uskalla siis kokeilla uutta ja tutustu rohkeasti Powerpointin mahdollisuuksiin. Tiesitkö esimerkiksi, että Powerpointilla voi luovuutta käyttämällä rakentaa yksinkertaisia applikaatioita? Tai tehdä videoita? VBA-ohjelmointikieli varsinkin luo aivan uusia ulottuvuuksia, mutta se onkin ihan toinen tarina...
6. Yhtenäistä ilme. Unohda PowerPointin tarjoamat valmiit slidepohjat, ja käytä ennemmin yrityksen virallista pohjaa. Usein nämä ovat kuitenkin hyvin puuduttavia: logo kulmassa, otsikko vasemmassa yläkulmassa ja paljon valkoista tilaa varattu isolle määrälle tekstiä. Pohjan on tehnyt joku markkinoinnin kesähessu viime vuosituhannen puolella tai sitten se joku mainostoimiston tyyppi vasemmalla kädellä äkkiä päästäkseen eroon inhottavasta projektista (tunnustan joskus itsekin olleeni tässä tilanteessa). Mikäli luotat tekemiseesi, kannustan viemään yrityksen esityspohjan uudelle tasolle käyttämällä kuitenkin yrityksen värejä ja muita elementtejä. Graafista ohjeistoa kannattaa noudattaa, jottei lopputulos ole aivan sillisalaatti. Avain on yhdistellä sopivasti tuttua ja jotain uutta. Tai sitten voit ulkoistaa pohjan luomisen tai valmiin esityksen stilisoinnin ammattilaiselle (yhteydenottolomake löytyy etusivulta!).
Comments